マイナンバーの利用範囲等
〈マイナンバーの利用範囲〉
マイナンバー（個人番号）は利用範囲が限定されていて、社会保障、税、災害対策分野の中で、法律や条例で定められた行政手続き以外の目的で利用することは禁止されています。
したがって、事業者は、これらの手続きに必要な書類の作成事務を行う必要が有る場合に限って、従業員などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。
たとえば、所得税の源泉徴収事務で利用する目的で従業員からマイナンバーの提供を求めることはできますが、従業員に対する住宅費補助の支払いのためにマイナンバーを利用することはできません。
法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、行政や事業者が、マイナンバーが記載された個人番号カードを身分証明書として、代理人や顧客などの本人確認を行うことはできますが、その場合は、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできないことになっています。
〈個人情報とは〉
マイナンバーや、マイナンバーに対応する符号をその内容に含む個人情報のことを「特定個人情報」といいます。マイナンバーに対応する符号とは、マイナンバーに対応し、それに代わって用いられる番号や記号などで、住民票コード以外のものを指します。
マイナンバーを規則的に変換した番号などが漏えいすれば、マイナンバー自体が漏えいする場合と同様のリスクがあることから、特定個人情報もマイナンバーと同様に取り扱うことが必要とされています。したがって、マイナンバー自体でなくても、マイナンバーが類推できる番号などが付けられた個人情報の利用目的も制限されることになります。
また、従来の個人情報をサーバーのデータベースなどで一元管理しており、今後マイナンバーについても同様のデータベースで管理するような場合、そのサーバー内の情報は特定個人情報という扱いになります。
〈特定個人情報ファイルの作成の制限〉
特定個人情報が格納されたファイルを「特定個人情報ファイル」といいます。事業者が特定個人情報ファイルを作成することができるのは、マイナンバー関係事務またはマイナンバー利用事務を処理するために必要な範囲に限られています。
従業員などの源泉徴収票作成事務や健康保険・厚生年金の被保険者資格関係の届出事務に限って、特定個人情報ファイルを作成することができるもので、法律で定められた事務処理以外の目的で、特定個人情報ファイルを作成することが禁止されています。
たとえば、従業員の退職金の積み立てを管理する目的で特定個人情報ファイルを作成することはできません。